Teancuri de hârtii peste tot... V-aţi săturat să căutaţi ore în şir un act "pierdut în ceaţă" din cauza administraţiei nesistematizate şi ineficiente? Vă invităm să participaţi la cursul virtual gratuit de managementul documentelor!

Cursul nostru vă oferă informaţii privind managementul optim al documentelor, precum şi despre cadrul legislativ care reglementează procedurile administrative. Durata cursului este de 12 luni, în fiecare lună veţi primi câte o lecţie prin e-mail, în format pdf.

Pentru înscriere apăsaţi butonul Cursuri online din stânga paginii, şi trimiteţi formularul completat. împreună cu confirmarea înregistrării veţi primi prima lecţie de managementul documentelor.

Vă urăm succes în acumularea noilor cunoştinţe!

În zilele noastre, tot mai multe companii consideră inevitabile organizarea şi arhivarea documentelor, în vederea sistematizării şi transparentizării evidenţei facturilor şi contractelor.  Majoritatea vede managementul documentelor ca şi simpla înregistrare, în format electronic, a informaţiilor, însă conceptul este mult mai complex.

Managementul documentelor implică tehnologii, mijloace şi metode cu ajutorul cărora organizaţiile îşi creează, gestionează, stochează, caută, transmit şi, după expirarea lor, casează documentele, oferind control asupra ciclului complet de viaţă al acestora. Este vorba de un proces de bază al activităţii organizaţionale, deoarece nu prea există aspecte în viaţa unei afaceri sau instituţii care să nu implice crearea anumitor documente.

Datorită faptului că în secolul 21 lista purtătorilor de date a cunoscut o diversificare semnificativă, documentele importante provenind din nenumărate surse variate, precum şi volumului zilnic crescut al documentelor, cauzat de procesul de digitalizare, gestionarea fizică, pe suport de hârtie, a documentelor a devenit greoaie. Căutarea informaţiilor consumă minute preţioase din timpul de lucru al colegilor administrativi, de multe ori fără rezultat... Acestea sunt problemele care au stat la baza dezvoltării sistemelor de managementul documentelor (DMS- Document Management System). Aceste sisteme oferă angajaţilor posibilitatea de a accesa informaţiile necesare - pe baza drepturilor de autorizaţie -, tranparentizează relaţiile dintre documente (ex. prin evidenţa sistematizată a contractelor şi facturilor, înregistrarea e-mailurilor etc.) şi facilitează comunicarea rapidă şi eficientă dintre colegii din diferite departamente (ex. financiar, HR, administrativ etc.) şi filiale, contribuind la un workflow mult mai transparent.

În calitate de specialist devotat al managementului documentelor, DMS ONE oferă soluţii pentru companiile şi instituţiile care se luptă cu probleme legate de activităţile administrative. Prin utilizarea softurilor de managementul documentelor se pot obţine creşteri cuantificabile de eficienţă, accelerarea proceselor de lucru şi creşterea nivelului de satisfacţie a clienţilor.Serviciul DMA (Document Management Analysis) oferit de noi vă va ajuta în alegerea soluţiei optime, adaptate la nevoile companiei dvs., deoarece fără evaluarea cerinţelor individuale nu se poate aştepta la rentabilitatea dorită.

Descoperiţi potenţialul şi oportunităţile ce se ascund în eficientizarea managementului documentelor din unitatea dvs.! Solicitaţi serviciul nostru de DMA, gratuit până la data de 15 martie, accesând link-ul de mai jos!

Mai departe la consultanţă în managementul documentelor...>>

Articole similare:

În zilele de azi pentru mai multe companii devine inevitabil de a stoca documentele într-o rețea informatică. Pentru cei mai mulți managementul documentelor este doar înregistrarea informațiilor în formă electronică, dar această problemă este mult mai complexă. Pe de o parte înseamnă scanarea și înregistrarea electronică documentelor pe bază de hârtie, pe de altă parte înseamnă gestionarea și arhivarea electronică a documentelor într-o bază de dată unitară.

Siguranță

Siguranța în viața de business și nu numai a devenit prioritatea numărul 1: managementul documentelor ne ajută în construirea unor sisteme de informații mult mai securizate. Pe parcursul fluxului se crează și istoria documentului, în așa fel editările și persoana care a editat documentul se poate regăsi foarte ușor și rapid. Mulțumit securizării ridicate a sistemului documentele aparținând afacerii sunt în siguranță maximă, findcă utilizatorii văd doar o adresă virtuală, locul fizic al documentului este accesibil doar persoanelor cu acest drept. Aveți posibilitatea de a salva informațiile în afara biroului sau al centrul firmei evitând astfel problemele din viitor. Un sistem electronic de managementul documentelor bine ales furnizează o soluție fiabilă și eficientă pentru companiile care activează într-un domeniu în care securitatea informațiilor sunt reglementate prin lege.

Căutare și accesare mai eficientă

În afară de securitate stocarea ordonată a datelor este un aspect la fel de important. O cincime din angajații firmelor din Europa, conform unui studiu efcetuat de canon, devin frustrați dacă caută un anumit document de mai mult timp în rețeaua companiei. Alții 24 % precizează că cu ajutorul unui  un acces rapid și simplu biroul lor ar funcționa mult mai eficient. Cu un sistem de managementul documentelor potrivit putem salva în același mod tipuri de documente de la file-uri Excel și Word până la imagini și emailuri. În așa fel cu ajutorul sistemului de managementul documentelor toate elementele al unui proiect le găsim într-un sistem unitar. Cu ajutorul metodei de indexare putem accesa informațiile alăturate unui document. Conform unei studiu recent analiza 1 Gb are prețul de 2000 EURO, iar stocarea costă numai 0,20 EURcenți:în așa fel putem înțelege importanța metodei de stocare și al indexării.

Avantaje economice și ecologice

Mulțumind accesului rapid, indexării personalizate și al istorii documentelor companiile pot cu un cost mai scăzut și mai rapid să răspunde la cerințele și întrebării clienților. Managementul documentelor modern transformă zilele afacerii Dvs. mult mai ușoare: de exemplu o factură se poate recepționa în 24 h, se poate prelucra și efectua plata. Sistemul de managementul documentelor reduce costurile, dar în același timp crește eficacitatea, în așa fel instituția sau firma Dvs. poate să concentreze pe fluxuri valorice. Soluția de managementul documentelor crește responsabilitatea angajaților: în așa fel documentele accesibile instant vor fi imprimate doar la varianta finală. Mulțumit acestor metode scade consumul de hârtie, cerneală, și energie, sistemul este avantajos din punct de vedere economic, dar nu în ultimul rând ecologic. Soluția de managementul documentelor furnizează avantaje și economisiri semnificante pentru afacerea Dvs.

Responsabilitate socială

Ați imaginat vreodată cantitatea de hârtie consumată de compania Dvs.? Să gândiți un pic doar la procedurile de achiziții publice, și să puneți unu lângă altul cutiile de hârtie. O cantitate enorm de mare. Și încă nici nu am vorbit despre cheltuielile de tonere, care sunt deșeuri periculoase și necesită o metodă de stocare specială. Dar în cazul în care dorim să digitalizăm fluxurile administrative, care cuprinde workflow-ul întreg - fiindcă nu există nici un segment fără documente - am făcut un pas către protecția mediului. Fiindcă informațiile sunt stocate electronic, nu avem nevoie de exmplare secundare al documentelor, nu suntem nevoiți să cumpărăm dosare, scade consumul de hârtie, în paralel cu acestea scad și costurile făcând un pas mare către protecția planetei noastre.

Doar pentru exemplu, imgainați-vă că cu un sistem de managementul documentelor stochează și gestionează contractele și facturile cât de mare ajutor va fii pentru administra proiectul european.

Aflaţi mai multe despre produsele noastre, solicitaţi Auditul nostru de Manangementul Documentelor (ofertă specială!), pe baza căruia, în cadrul unei discuţii personale, colegul nostru vă ajută să vă alegerea soluţiea optimă pentru organizaţia dvs.

Mai departe la solicitarea auditului...>>

Aricole similare:

Digitalizarea, totală sau parţială, a proceselor de lucru în vederea îmbunătăţirii workflow-ului, prin introducerea unor soluţii software pentru accelerarea şi eficientizarea activităţii administrative, reprezintă o schimbare majoră în viaţa unei companii sau instituţii. O asemenea decizie are efecte semnificative asupra multor aspecte ale funcţionării organizaţiilor, de aceea merită să analizăm în detaliu posibilităţile înainte să alegem soluţia optimă.

Pentru a veni în sprijinul dvs. am elaborat o serie de întrebări cu ajutorul cărora vă va fi mai uşor să luaţi o decizie întemeiată. Iată 18 criterii importante care trebuie analizate înainte să vă alegeţi un software pentru raţionalizarea managementului documentelor din compania dvs.:

Întrebări legate de calitatea sistemului de managementul documentelor:

1. Asigură sistemul posibilitatea gestionării într-un sistem unitar a documentelor sosite pe diferite purtătoare de date (hârtie, e-mail, fax, fişier electronic)?

2. Poate să evidenţieze diferitele relaţii dintre documente?

3. Este capabilă să gestioneze documentele interioare?

4. Oferă posibilitatea căutării printre sarcini şi documente după toţi parametrii procesului (căutare ad-hoc, urmărire), respectiv cu interogări predefinite?

5. Permite gestionarea termenelor alocate rezolvării sarcinilor?

6. Rapoartele se pot exporta?

7. Asigură evidenţa contractelor, facturilor?

8. Se pot diviza drepturile de utilizator după compartimente şi utilizatori?

9. Se pot distribui sarcinile prin utilizator (a împuternicirea uni utilizator)?

10. Pune la dispoziţie funcţii care asigură îndeplinirea mai rapidă şi mai eficientă a sarcinilor? (Ex.: trunchi de partener, completare automată)

11. Poate programul să administreze diferite documente? (ex. Word, Excel, PDF, TIF, ect.)

12. Permite utilizarea semnăturilor digtale pe formularele electronice (WEB, PDF)?

13. Corespunde standardului recomandat de EU, şi anume standardul MOREQ (Model Requirements for theManagement of Electronic Records)?

14. Dispune software-ul de certificare; dacă da, de când?

Întrebări legate de furnizor:

15. Dispune sistemul de o garanţie mai lungă de 1 an?

16. Are minim 500 de referinţe? (ideal: peste 1000)

17. Dispune de resurse de specialişti, si asigură suport imediat, chiar şi peste ani?

18. În general, dupa cât timp se primeşte un răspuns, respectiv o soluţie de la suport, dacă apar întrebări? (ideal: <20 minute)

Softurile DMSone reprezintă soluţii profitabile care oferă o soluţie de încredere pentru orice organizaţie, fie vorba de o autoritate publică, o companie mare sau un IMM cu câţiva angajaţi. Experienţa noastră de peste un deceniu în domeniul managementului de documente garantează că vă vom furniza o soluţie care să vă îmbunătăţească indicatorii financiari eficient şi pe termen lung.

Solicitaţi prezentarea online şi convingeţi-vă personal de fiabilitatea softurilor noastre sau contactaţi colegul nostru pentru informaţii suplimentare la adresele de mai jos:

E-mail: info@dmsone.ro

Tel: 00 40 771 044 647

Mai departe la solicitarea prezentării online...>>

Articole similare:

În zilele noastre tot mai mulţi manageri şi directori de instituţii îşi pun întrebarea de ce este importantă implementarea unui sistem de managementul calităţii ISO în unităţile lor. Răspunsul este simplu: pe de o parte, investiţiile noastre se realizează, într-o proporţie semnificativă, din fonduri de finanţare, iar în majoritatea cazurilor deţinerea unui certificat ISO reprezintă un criteriu de bază, pe de altă parte, un asemenea certificat oferă garanţia că unitatea noastră realizează lucrări de calitate, iar cei care ne aleg îşi găsesc un partener de încredere.

Ce este de fapt ISO?

„Familia de standarde ISO 9000 (...) a fost elaborată pentru a ajuta organizaţiile de orice mărime să implementeze şi să conducă eficace sisteme de management al calităţii. Standardele din familia ISO 9000 sunt cunoscute ca standarde generice care pot fi aplicate de orice organizaţie, mare sau mică, în orice sector de activitate, indiferent dacă este o întreprindere de afaceri, administraţie publică sau departament guvernamental. (...) Cerinţele pentru sistemele de management al calităţii sunt specificate în standardul SR EN ISO 9001:2008. Aceste cerinţe sunt generale şi aplicabile organizaţiilor din orice sector industrial sau economic, însă nu sunt cerinţe pentru produse. Pentru realizarea produselor, cerinţele pot fi specificate de clienţi, de organizaţie ca anticipare a cerinţelor clienţilor sau prin reglementări. Standardul SR EN ISO 9001 propune un model al Sistemului de Managementul Calităţii bazat pe procese (...). Acest model include patru grupe de procese manageriale: responsabilitatea managementului de la nivelul cel mai înalt, managementul resurselor, procese de realizare a produsului, procese de măsurare, analiză şi îmbunătăţire.” (Sursa: Wikipedia)

Există nenumărate prejudecăţi cu privire la ISO: mulţi îl asociază cu birocraţia excesivă, deşi acest lucru nu este nici pe departe adevărat, numai în cazul sistemelor implementate necorespunzător. Un sistem electronic de managementul documentelor ajută la realizarea evidenţei proceselor de lucru pe toată durata acestora, inclusiv a etapelor de auditare, prin asigurarea transparenţei workflow-ului, urmărirea termenelor de soluţionare şi sprijinirea fluenţei activităţii administrative, contribuind astfel la eficientizarea firmei.

Scopul sistemului de standardizare ISO este să asigure ca toate condiţiile proceselor de producţie şi de prestare de servicii să fie planificate şi executate adecvat, notele şi însemnările aferente să fie salvate şi să fie luate măsurile corespunzătoare pentru soluţionarea problemelor apărute.

Management de documente precis, sistem eficient de managementul calităţii

La baza sistemelor de managementul calităţii stă documentarea adecvată şi precisă a proceselor de lucru. În vederea acesteia standardul ISO 9001 prevede îndeplinirea următoarelor condiţii privind managementul documentelor:

• să poată fi identificată versiunea actualizată a documentelor
• versiunea actualizată să fie accesibilă în toate locurile unde este nevoie
• documentul valid să fie identificat (ex: număr de înregistrare)
• documentele emise să fie verificate, aprobate (valabil şi în cazul documentelor intrate din exterior)

Îndeplinirea criteriilor de mai sus nu prezintă probleme pentru sistemele de managementul documentelor DMSone, acestea fiind principii de bază ale funcţionării lor. Sistemele noastre reprezintă o soluţie eficientă în raţionalizarea proceselor administrative, ajutându-vă ca sistemele de managementul calităţii ISO să nu fie un rău necesar, ci să susţină eficient funcţionarea de calitate a companiei şi să crească satisfacţia clienţilor şi partenerilor. Prin utilizarea lor evidenţele devin mai transparente, toată documentaţia aferentă unui caz se va putea identifica simplu şi în mod evident. Datorită funcţiei de indexare se va simplifica regăsirea actelor, iar pe baza drepturilor de autorizaţie diferenţiate se vor putea identifica responsabilii proceselor de lucru, şi se vor putea verifica stadiile de procesare, termenele de soluţionare şi, pe baza acestora, se va putea urmări gestionarea reclamaţiilor. Stocarea şi distribuirea electronică a documentelor simplifică şi transparentizează evidenţa proiectelor, pe de altă parte cu software-ului se va putea reglementa procedura de aprobare.

După cum vedeţi, softurile DMSone reprezintă soluţia ideală în cazul în care planificaţi implementarea unui sistem de managementul calităţii, sau dacă se apropie data auditului anual!

Pentru mai multe informaţii vă rugăm să contactaţi colegul nostru la adresele de mai jos, sau solicitaţi auditul personalizat de managementul documentelor, în cadrul căruia, pe baza unei discuţii personale, colegul nostru va evalua procesele de managementul documentelor din compania dvs. şi vă va propune soluţii pentru raţionalizarea proceselor în vederea corelării lor cu criteriile standardelor ISO.

E-mail: info@dmsone.ro

Tel.: 00 40 771 044 647

Mai departe la solicitarea auditului...>>

Cu ajutorul butonului Alertă ştiri vă puteţi înscrie la newsletter-ul nostru, şi veţi fi între primii care aflaţi despre cele mai noi inovaţii tehnologice, articole şi studii de specialitate recente!

Articole similare: