Ştim foarte bine că fără colegii administrativi nici o companie, nici o instituţie nu poate exista: înregistrarea şi clasificarea documentelor intrate prin diferite căi, în diferite formate, urmărirea şi evidenţa documentelor oficiale (facturi, contracte, cereri, comenzi) reprezintă condiţia de bază al funcţionării corecte. Înregistrarea actelor prin metode tradiţionale, pe bază de hârtie, şi regăsirea ulterioară a acestora este un proces complicat şi consumator de timp, dar, deşi anevoioase, acestea sunt activităţi zilnice indispensabile.
Cu ajutorul software-lor DMSone toate aceste activități devin mai rapide, mai simple şi mai transparente. De-a lungul procesului de dezvoltare a sistemelor noastre de managementul documentelor am avut în vedere cerinţele şi aşteptările utilizatorilor-cheie, deoarece activitatea administrativă este o componentă decisivă a workflow-ului organizaţional.
Interfaţă
Interfaţa simplă, familiară, asemănătoare cu alte aplicaţii deja cunoscute (MS Outlook, Thunderbird, Lotus, stb.) uşurează munca utilizatorilor, iar design-ul atrăgător face software-le noastre ergonomice şi transparente. Nu trebuie să învăţaţi un program nou, să vă chinuiţi cu aplicaţii cu logică diferită de cele cunoscute – una dintre cele mai importante criterii în dezvoltarea produselor noastre o reprezintă utilizarea facilă. Ştim cât de preţioasă este timpul dumneavoastră de lucru, ca urmare nu dorim să pierdeţi zile preţioase cu învăţarea unui nou program.
Eficienţă
Vă place să petreceţi minute întregi scotocind printre mulţimea de mape şi bibliorafturi pentru a găsi un document relevant? În timpul întocmirii deconturilor lunare şi a evidenţelor contabile vă face plăcere să pierdeţi vremea căutând câte o adeverinţă de prestaţie aferentă facturilor sau contractelor. Gândiţi-vă, cât timp vă ia găsirea şi pregătirea documentelor relevante pentru câte o şedinţă. Cu ajutorul sistemelor de gestionare a documentelor DMSone timpul petrecut cu regăsirea actelor scade de la o medie de 5-6 minute la 5-6 secunde; prin interfaţa programului toate documentele şi informaţiile pot fi accesate şi vizualizate cu doar câteva clicuri, nemaifiind nevoiţi să vă perindaţi printre dulapuri şi bibliorafturi.
Confort
Utilizarea programului este simplă, şi poate fi însuşită după o scurtă iniţiere. Structura şi funcţionarea interfeţelor este asemănătoare cu cea a aplicaţiilor des utilizate în administraţie (ex. Outlook). Printr-o conexiune tip VPN aplicaţia poate fi accesată şi de la distanţă, uşurând de asemenea utilizarea acesteia – cu ajutorul internetului puteţi lucra în sistem chiar şi în timpul călătoriilor sau de acasă.
Funcţionalitate
Sistemele de managementul documentelor DMSone au fost concepute în mod expres pe baza cerinţelor utilizatorilor. Gradul mărit de personalizare ajută la adaptarea software-lor la procesele de afaceri. DMS One are peste zece ani de experienţă în domeniul managementului de documente; sistemele noastre nu satisfac doar câteva cerinţe individuale, ci au fost concepute pe baza unui know-how credibil, ca atare sprijină funcţionarea sistemelor de managementul calităţii (ISO), pot fi integrate cu succes cu sistemele de managementul afacerilor (SAP). Bazele de date recuperabile garantează un grad mare de siguranţă, în contrast cu tabelele Excel. Sistemul este capabil de gestionarea documentelor autentificate prin semnătură digitală şi, în cazul documentelor ieşite, de marcarea timpului.
Suport tehnic
Prin garantarea timpului de reacţie al echipei noastre de suport tehnic vă oferim siguranţa că veţi primi răspunsuri calificate la întrebările dumneavoastră în timp util.
Pentru informaţii suplimentare vă rugăm să contactaţi colegii noştri, sau cereţi auditul nostru gratuit de gestionarea documentelor, în cadrul căruia colegii noştri vă vor ţine o prezentare personală despre cât de rapidă şi eficientă poate fi administraţia prin utilizarea sistemelor!
Dacă aveţi întrebări în privinţa celor de mai sus, sau pur şi simplu doriţi să vă informaţi în legătură cu reglementările în vigoare privind gestionarea documentelor, respectiv evidenţa facturilor şi a contractelor, întrebaţi specialistul nostru – iar el va încerca să vă răspundă la întrebări cât mai repede şi mai detaliat.
Mai departe la Expertul răspunde...>>
Articole similare:
| Managementul documentelor - curs online | Management de documente transparent, sistem eficient de managementul calităţii |
|
Întâmpinaţi greutăţi şi pierdeţi minute preţioase din timpul dvs. de lucru până găsiţi toate documentele importante într-un teanc de dosare? Înscrieţi-vă la cursul nostru virtual, gratuit şi vă ajutăm să vă descurcaţi mai rapid şi mai eficient într-o mare de informaţii şi soluţii privind managementul documentelor.
|
În zilele noastre tot mai mulţi manageri şi directori de instituţii îşi pun întrebarea de ce este importantă implementarea unui sistem de managementul calităţii ISO în unităţile lor.
|
