În mediul de afaceri global al zilelor noastre nevoile crescânde ale clienţilor şi presiunea cauzată de concurenţă reprezintă deopotrivă provocări, în timp ce costurile trebuie ţinute sub control. Aflaţi cum puteţi optimiza activitatea organizaţiei, companiei dumneavoastră, cum puteţi transparentiza procesele de lucru, elimina risipa, optimiza resursele umane cu ajutorul sistemelor de gestionarea documentelor DMSone. Descoperiţi, cu ajutorul nostru, acele metode care duc la creşterea eficienţei pe termen lung cu efecte adupra indicatorilor financiari cât şi asupra proceselor de lucru, workflow-urilor.
Gândiţi-vă, cât de util ar fi pentru instituţia dumneavoastră dacă termenele proiectelor în derulare şi locul actual al documentelor ar fi uşor de urmărit?
Aţi fost vreodată împiedicat în luarea unei decizii de pierderea unui document sau de căutarea acestuia ore în şir?
Vi s-a întâmplat vreodată ca, din cauza sarcinilor administrative adunate colegul dumneavoastră să nu reuşească să respecte termenele ceea ce a afectat tocmai operaţiunile esenţiale?
În viaţa de zi cu zi a unei organizaţii nici nu se observă cât timp şi energie consumă, inutil, administraţia şi gestionarea documentelor prin metode tradiţionale, necorespunzătoare. De obicei, documentele mai vechi se stochează în diverse locuri şi formate, de multe ori acestea fiind depozitate necorespunzător în sertare şi dulapuri supraaglomerate. În aceste condiţii datele stochate sunt greu accesibile, regăsibile.
Eficienţă, administraţie fluentă - dar cum?
Constrângerile economice au atins şi instituţiile. Din cauza finanţării instituţionale centralizate, din bugetul de stat, normativele prestabilite acordă un rol şi mai important resurselor umane eficiente. Astfel angajaţilor le revin tot mai multe sarcini, ceea ce afectează toată activitatea organizaţiei, influenţând workflow-ul. Cea mai importantă sarcină a conducătorilor instituţilor este optimizarea proceselor în aşa fel, încât acestea să producă rezultate organizaţionale cuantificabile şi stabile pe termen lung.
Gestionarea documentelor reprezintă un punct critic în activitatea unei instituţii – de fapt aceasta constituie baza activităţilor zilnice şi, implicit, baza eficienţei instituţionale.
100 ore de lucru, cadou lunar
Ştiaţi că – conform unui studii – angajaţii dintr-o instituţie petrec sătămânal până la 7,5 ore cu căutarea unor documente, informaţii, date?
Sistemele de gestionarea documentelor DMSone reduc aceşti timpi cu 30%, dovedit şi garantat, ceea ce rezultă în faptul că angajaţii vor avea cu 30% mai mult timp pentru alte sarcini, clienţii vor aştepta mai puţin, iar problemele lor vor fi soluţionate mai repede.
Pentru exemplificare, în cazul a 10 angajaţi se eliberează astfel approx. 100 ore de lucru lunar, care vor putea fi folosite pentru alte activităţi importante pentru funcţionarea instituţiei.
100 ore lunar primite în plus prin utilizarea sistemelor de managementul documentelor DMSone, adică mai mult de 1200 ore de lucru anual, în cazul a 10 utilizatori!
După cum vedeţi, instituţia dumneavoastră dispune încă de mult potenţial în domeniul optimizării administrative. Nu lăsaţi neexploatate aceste oportunităţi! Cu ajutorul unui software de managementul documentelor proiectat şi implementat corespunzător toate aceste greutăţi pot fi eliminate.
Birou verde, instituţie verde?
Şi încă nu am tratat problema protecţiei mediului şi a responsabilităţii sociale. Faceţi-vă un calcul despre scăderea consumului de hârtie prin utilizarea unui sistem electronic de gestionarea documentelor: nu va mai fi nevoie să listaţi totul în mai multe exemplare, copiile digitale fiind accesibile direct din software. Reducerea consumului de hârtie înseamnă în acelaşi timp posibilitatea raţionalizării costurilor de întreţinere şi birotică. Biroul fără hârtie nu mai este un vis.
Profitaţi de potenţialul instituţiei dumneavoastre! Pentru informaţii detaliate contactaţi colegii noştri sau cereţi auditul gratuit!
Citiţi articolul nostru de specialitate despre modul în care sistemele de gestionarea documentelor DMSone sprijină activitatea zilnică a instituţiilor: în vederea accelerării şi eficientizării administraţiei, respectiv a creşterii satisfacţiei clienţilor instituţiilor, am integrat produsele noastre cu numeroase aplicaţii indispensabile funcţionării optime a acestor instituţii.
Sperăm să consideraţi utilă pagina noastră de web. Vă rugăm să o recomandaţi cunoştinţelor dumneavoastră ca să se poată informa şi ei cu privire la metode de eficientizare a administraţiei instituţiilor lor!
Articole similare:
| Profitaţi din experienţa nostră! |
Management de documente transparent, sistem eficient de managementul calităţii |
|
DMSone stă la dispoziția clienților și partenerilor săi cu următoarele servicii opționale: consultanţă în elaborarea regulamentului intern de managementul documentelor, servicii de arhivare, consultanţă în accesarea fondurilor de finanţare pentru implementarea soluţiilor de managementul documentelor etc.
|
În zilele noastre tot mai mulţi manageri şi directori de instituţii îşi pun întrebarea de ce este importantă implementarea unui sistem de managementul calităţii ISO în unitatea sa. Răspunsul este simplu: pe de o parte, investiţiile noastre se realizează, într-o proporţie semnificativă, din fonduri de finanţare, iar în majoritatea cazurilor deţinerea unui certificat ISO reprezintă un criteriu de bază. |
