Software-ul mai devreme purta numele de Kontroller și la fel furniza o soluție independentă de industrii, profitabilă și ecologică, care din momentul instalării a eficientizat fluxurile de workflow, fluxurile administrative (gestionarea contractelor și al facturilor, înregistrarea emailurilor, etc.) devin mai simple și mai rapide, fluxul decizional se simplifică. Să fie vorba despre oricare instituție publică soluțiile DMSone ar influența pozitiv workflow-ul și competivitatea acestuia.
Inovație creatoare pentru instituțiile publice
Versiunea Public Edition a sistemelor de managementul documentelor DMSone a fost adaptată în mod expres la nevoile şi aşteptările instituţiilor publice. Pe parcursul celor peste 3.500 de implementări finalizate cu succes am întâlnit cele mai diferite provocări legate de managementul documentelor, registratură electronică, arhivare electronică, etc. Sistemul şi-a dovedit utilitatea în nenumărate rânduri, în diferite instituţii administrative, sociale, de învăţământ şi de sănătate, la unităţi ale administraţiei publice, furnizori de servicii comunitare (apă, gaz etc.), sau administratori ai patrimoniului. Partenerii noştri au raportat că după utilizarea sistemului timp de câteva luni, timpul de lucru necesar activităţilor administrative s-a redus în medie la o treime. Datorită licenţelor de utilizator şi a modulelor flexibile, sistemele de managemnetul documentelor DMSone asigură un program de gestionare a actelor adaptabil la nevoile şi mărimea organizaţiei, accesibil ca preţ şi uşor de implementat la orice tip de instituţie, indifferent de mărimea acesteia.
Ştiaţi că - conform unui studiu - angajaţii instituţiilor pot petrece până la 7,5 ore săptămânal cu căutarea unor date, informaţii şi documente? Sistemele de managementul documentelor DMSone reduc timpul necesar căutării informaţiilor cu 30%, demonstrat şi garantat, ceea ce înseamnă că angajaţii vor putea rezolva mai multe cazuri, clienţii vor trebui să aştepte mai puţin, iar problemele lor vor fi soluţionate mai rapid. De exemplu, în cazul a 10 angajaţi, se vor elibera aproximativ 100 ore de lucru lunar, care pot fi alocate unor activităţi de importanţă majoră pentru funcţionarea instituţiei. 100 ore lunar în plus înseamnă peste 1200 ore de lucru anual, rezultate din utilizarea sistemului de gestionare a documentelor DMSone de către 10 utilizatori! După cum vedeţi, instituţia dvs. mai are mult potenţial în domeniul optimizării administraţiei.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Excluderea vizualizatorilor neautorizaţi
Utilizatorii sistemului pot accesa documentele şi datele lor descriptive cu o parolă de codificare MD5-hash.
Mulţumită arhitecturii ei moderne cu trei straturi, se poate modela flexibil după instrucţiunile de siguranţă IT din organizaţia dumneavoastră. Cu ajutorul certificatului SSL, prin protocol https, se poate accesa şi din depărtare, cu conexiune VPN sau şi cu aplicaţia Terminal Server. Datorită politicii de autorizaţii multidimensionale, poate satisface în mod egal nevoile instituţiilor care dispun de procese simple sau complexe, structurate pe compartimente. Pot fi reglate - chiar şi independent - următoarele categorii de drepturi de utilizator:
• Accesul la funcţii
• Gestionarea după rolurile din organizaţie
• Gestionarea drepturilor de editare, vizualizare a documentelor
• Controlul drepturilor de acces după organigrama ierarhică
• Accesul limitat la anumite documente
Sistemul înregistează un jurnal (registru) de evenimente despre vizualizările, modificările şi ştergerea documentelor (istoricul activităţilor legate de un anumit caz, valorile datelor dinainte şi după operaţiuni putând fi văzute).
Desigur, software-ul gestionează recepţiile autentificate cu semnatură electronică, precum şi cele intrate prin portalul de clienţi al organizației sau o aplicație eGuvernare înregistrează documentele trimise şi le înzestrează cu semnatură şi dată atât la nivel de organizaţie, cât şi la nivel de individ.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Claritate, ergonomie
Programul se poate utiliza uşor şi interfaţa sa ergonomică şi-a câştigat forma actuală pe baza nevoilor şicerinţelor a mai multor mii de clienţi şi a unei experienţe de un deceniu.Pe parcursul utilizării soft-ului, pe lângă gestionarea uşoară, s-a impus nevoia posibilităţii de introducere rapidă a datelor. Numeroase funcţii de confort vă ajută în efectuarea cât mai rapidă a sarcinilor de introducere a datelor, dintre care amintim:
• informaţiile trebuie înregistrate doar o singură dată;
• cu ajutorul funcţiei de autocompletare, datele deja introduse în trunchiul de parteneri vor fi oferite de sistem la o singură apăsare de buton;
• cu ajutorul funcţiei de autocompletare, datele deja introduse în trunchiul de parteneri vor fi oferite de sistem la o singură apăsare de buton. Respectiv scanare în masă, posibilitatea digitalizării actelor;
• recepţionarea automată a e-mail-urilor, respectiv a documentelor trimise de pe servere de fax.
Acest sistem de managementul documentelor se caracterizează prin claritate şi practicitate. Toate acestea conduc la o evidenţă ordonată, la o muncă mai precisă, mai uşoară de urmărit. Pentru utilizarea programului sunt suficiente cunoştinţele informatice de bază, gestionarea acestuia putând fi însuşită în doar câteva ore.
Designul plăcut este o caracteristică generală al sistemului
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Flexibilitate, conform cerinţelor utilizatorilor
DMSone Professional PE unifică procesele care ţin de gestionarea documentelor organizaţiei, oferind totodată "mână liberă" utilizatorului, care poate optimiza funcţionarea sistemului conform aşteptărilor organizaţiei.Prin importarea în masă a documentelor, recepţionarea şi înregistrarea circularelor sau actelor cu conţinuturi identice care se trimit unor destinatari diferiţi, se face într-un timp mult mai scurt.Ţinând cont de mărimea organizaţiei sau de relaţionarea cu sarcinile administrative, câteva procese de gestionarea documentelor pot fi comasate, sau împărţite, delegate spre colegi diferiţi.
Sistemul este ușor personalizabil atât pentru fluxurile simple cât ți pentru cele complexe.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Gestionarea unitară a conținutului
Arhivarea
Sistemul centralizat, unitar de managementul documentelor face posibilă ţinerea în evidenţă a tuturor documentelor - indiferent de mărime sau format -, şi la nevoie găsirea lor imediată.Sistemul oferă posibilitatea recepţionării, depozitării şi gestionării documentelor de orice mărime sau format prin registratura electronica a sistemului, cum ar fi:
• documente "tradiţionale" pe format de hârtie;
• fişiere anexate, eventual e-mailuri care conţin semnături electronice;
• gestionarea ieşirilor care sosesc de pe serverul de fax;
• documente preluate personal, la Relaţii cu publicul în format scriptic sau depozitat pe un suport electronic de date;
• gestionarea ieşirilor de imprimare din interiorul organizaţiei (ex. arhivarea automată a imaginii electronice a documentelor listate).
Datelor descriptive li se pot ataşa corespondenţa noastră electronică intrată sau care iese din organizaţie (e-mailuri, programe care trimit mesaje instantanee, etc.), respectiv putem gestiona electronic şi faxurile care sosesc. Managementul documentelor cu diferite conţinuturi şi formate într-un sistem unitar accelerează semnificativ fluxul de informaţii din cadrul organizaţiei, astfel, cu scăderea timpului de reacţie se accelerează ciclurile de administrarea cazurilor.Pe lângă termenele care se pot urmări şi aloca documentelor putem gestiona uşor şi acele cazuri pentru soluţionarea cărora avem nevoie de un document emis de către un terţ (ex. autorizaţie).
Indexare
Documentele care intră, sau care urmează a fi expediate din instituţie, se vor identifica cu un număr unic de înregistrare cu ajutorul modulului registratură electronică. Luarea lor în evidenţă este ajutată de funcţia de completare automată şi de corpurile de date care se pot întreţine. Sistemul în afară de arhivarea electronică și gestionarea în siguranță a datelor sprijină și stocarea fizică a documentelor, respectiv căutarea din arhivă și împrumutarea acestora.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Sprijinirea deciziilor de conducere, raporturi
Cu ajutorul funcţiilor de căutare generale şi orientate spre rezultat, documentele pot fi regăsite foarte uşor, iar lista de rezultate se poate imprima. Cu ajutorul posibilităţilor de căutare avansată putem seta criteriile de filtrare după oricare câmp, după preferinţele noastre. Programul oferă utilizatorului mai multe posibilităţi de căutare tematice, cu ajutorul cărora putem găsi documentele de care avem nevoie cu doar câteva click-uri, chiar şi atunci când deţinem doar câteva frânturi de informaţii în legătură cu conţinutul lor.Rezultatele filtrărilor, listele de rezultate se pot lista, respectiv exporta în formate de tabel.
Cu ajutorul mai multor condiții de căutări putem genera liste care le putem imprima sau exporta.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Gestionarea proceselor workflow
Logică matură
Cu ajutorul sistemului DMSone, documentele primite pe diferite suporturi de date, canale, respectiv cele emise de către un anume compartiment în formate multiple, se pot înregistra şi emite centralizat sau de către fiecare compartiment în parte.În concordanţă cu poziţia noastră din instituţiile, putem urmări termenele, datele şi modul de soluţionare,respectiv statutul sarcinilor şi locul documentelor noastre, precum şi ale colegilor din subordinea noastră.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Gestionarea contractelor și al facturilor
Cu ajutorul sistemului DMSone, documentele primite pe diferite suporturi de date, canale, respectiv cele emise de către un anume compartiment în formate multiple, se pot înregistra şi emite centralizat sau de către fiecare compartiment în parte.În concordanţă cu poziţia noastră din instituţiile, putem urmări termenele, datele şi modul de soluţionare,respectiv statutul sarcinilor şi locul documentelor noastre, precum şi ale colegilor din subordinea noastră.
Soluția de managementul documentelor sprijină cu câmpuri complementare indexarea și gestionarea al contractelor și al facturilor, asigurând găsirea rapidă și ușoară acestora.
Imprimate
Pe lângă faptul că documentele rezultate din diferite filtrări şi datele din baza de date se pot imprima, cu câteva click-uri putem produce procesele verbale de predare-primire, nomenclatorul(ele) de obiecte şi nume, sau după nevoie chiar şi registrul(ele).+ Ne-am gândit şi la faptul că nici dumneavoastră, nici colegilor dumneavoastră nu vă place să vă pierdeţi timpul cu selectarea şi clasarea actelor din pivniţa tot mai plină la sfârşitul anului. Se poate imprima o listă cu documentele care pot fi clasate după o anumită dată, iar după clasare, registrul care certifică acest fapt se poate "pune pe hârtie". acest proces noi numim arhivare electronică.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Condiţiile de software şi hardware
Sistemul este o aşa numită aplicaţie de intranet, foloseşte ca mediu de rulare un program de navigare. Datorită parametrilor tehnici, necesită un echipament hardware de nivel redus. Nu este necesară instalarea pe computerele client. Este independent de platformă şi din acest motiv se poate utiliza excelent chiar şi în reţele client mixte. Pentru că datele şi informaţiile sunt stocate deopotrivă pe server, cu ajutorul unei politici corespunzătoare de autorizare se pot atinge niveluri superioare de siguranţă a datelor. Aplicaţia se bazează pe sisteme de gestionare a bazelor de date SQL standard, ceea ce permite convertirea ulterioară, în orice scop a datelor.
Server
Configuraţie recomandată computer (minim): procesor de 1,7 GHz,512 MB RAM Sistem de operare, mediu: Windows 2000/2003/2008/XP/Vista
Client
Configuraţie recomandată computer (minim): procesor de 668 MHz, 256 MB RAM
Sistem de operare, mediu: Windows XP (SP2)/Vista, Internet Explorer 6.0
* Sistemul poate să funcționeze simultan ca server și client în același timp, dar în acest caz este recomandat un calculator mai performant.
Webserver: Apache
Reţea: Orice reţea bazată pe TCP/IP (lăţime de bandă singulară, dedicată)
Bază de date: MSSQL 2000/2005/2008
Tehnologie - experienţă de un deceniu, dezvoltare continuă
Dezvoltarea sistemului are loc printr-o tehnologie cu standarde deschise. Aceasta oferă o securitate ridicată a dezvoltărilor ulterioare, şi a întrebărilor de compatibilitate. Framework-ul propriu dezvoltat garantează că codul de sursă a sistemul nu este expus riscului de componente străine ale upgrade-urilor.Software-ul funcţionează excelent în mediu de reţea. Datorită arhitecturii cu trei straturi, datele sunt stocate de obicei într-o bază de date centrală, care permite nu doar eliminarea redudanţei datelor, ci şi gestionarea acestora în siguranţă prin funcţia de auto-salvare.Multumiţă arhitecturii, DMSone Professional permite un mod de operare simplu şi sigur. Implementarea actualizărilor se pot face doar printr-un click, fie dacă instalarea este făcută pe server dedicat, fie pe o arhitectură distribuită. Sarcinile de întreţinere şi salvarea, arhivarea bazei de date pot fi setate ca şi activităţi programate.Sistemul trebuie instalat doar pe server. Partea de client nu necesită instalare, are nevoie doar de un internet-browser. Datorită cerinţelor minime de hardware, oferă o performanţă adecvată chiar şi pe o configuraţie de birou, aşadar, implementarea nu necesită nici un fel de investiţie suplimentară de hardware. Pentru folosirea programului este nevoie doar de competenţe informatice de bază, folosirea lui nu reprezintă probleme, în 4 ore se poate învăţa cu uşurinţă la locul instalării.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura de prezentare al produsului accesând linkul de mai jos.
