Este important, ca managementul electronic de documente şi cel pe bază de hârtie să fie luate în considerare deopotrivă, respectiv în cazul celui din urmă, care să fie acele criterii asupra cărora să ne focusăm atenţia.

În urmă cu 10-15 ani era suficientă gestionarea corespondenţei poştale. În ziua de azi trebuie să avem grijă de o mulţime de documente care intră pe fax, e-mail sau diverse dispozitive electronice.

Documentele comerciale stau la baza activităţii oricărei firme sau instituţii. Tocmai de aceea este foarte important ca aceste documente să fie înregistrate şi gestionate precis, deoarece tot timpul apar probleme care necesită consultarea unor acte specifice, fie acestea facturi, contracte, procese verbale etc.

În zilele de azi pentru mai multe companii devine inevitabil de a stoca documentele într-o rețea informatică. Pentru cei mai mulți managementul documentelor este doar înregistrarea informațiilor în formă electronică, dar această problemă este mult mai complexă. Pe de o parte înseamnă scanarea și înregistrarea electronică documentelor pe bază de hârtie, pe de altă parte înseamnă gestionarea și arhivarea electronică a documentelor într-o bază de dată unitară.

În zilele noastre, tot mai multe companii consideră inevitabile organizarea şi arhivarea documentelor, în vederea sistematizării şi transparentizării evidenţei facturilor şi contractelor.  Majoritatea vede managementul documentelor ca şi simpla înregistrare, în format electronic, a informaţiilor, însă conceptul este mult mai complex.