Este important, ca managementul electronic de documente şi cel pe bază de hârtie să fie luate în considerare deopotrivă, respectiv în cazul celui din urmă, care să fie acele criterii asupra cărora să ne focusăm atenţia.

Sistem de management al documentelor

Permiteţi-ne o scurtă introducere, înainte de a prezenta cele 11 întrebări importante privind managementul documentelor.

Deobicei, noţiunea de managementul documentelor se referă la managementul electronic al documentelor, la programul, softul de management de documente. Aceasta este ceea mai răspândită, dar şi ceea mai neglijentă abordare a activităţii, deoarece în zilele noastre tendinţa este de a pune în umbră activitatea pe bază de hârtie a managementului de documente, totuşi ea reprezintă o parte considerabilă din activitatea de comunicare la nivel organizaţional.

Aşadar, prin noţiunea de managementul documentelor, întelegem nu numai gestionarea electronică a documentelor, ci şi ceea tradiţională, gestionarea fizică a actelor.

Totodată, pentru a îngreuna lucrurile, există o noţiune utilizată independent de managementul documentelor, în cadrul instituţiilor din domeniului public şi guvernamental.

Părerea noastră este aceea, că trebuie să avem în vedere ambele aspecte, adică atât actele în format fizic, pe bază de hârtie, documente, acte emise, cât şi cele care sunt in format electronic, şi cele digitalizate.

Gestionarea celor din urmă, managementul acestora este efectuat de sistemele de management (gestionare) a documentelor.

Sistemul electronic de managementul documentelor - 11 criterii importante

1. Stocare

Unde şi în ce condiţii, în ce formate stocăm, salvăm, arhivăm documentele?

2. Catalogare, organizare, indexare

Care sunt procedeele, care fac posibile catalogarea, organizarea documentelor introduse în sistem? Ce tip de indexare aplică sistemul, ce date se vor stoca pe parcursul indexării documentelor, care pe parcurs ne vor ajuta în recăutarea documentelor?

3. Căutare

Cum se regăsesc actele în sistem? Este suficintă căutarea în baza index-ului sau este/ar fi nevoie de căutarea fulltext?

4. Siguranţa documentului şi a sistemului

Cum putem accesa documentul, cum e protejat de accesarea neautorizată, de citirea, imprimarea de către persoane neautorizate - sau chiar de ştergerea acestora?

5. Sprijinirea continuă a mersului afacerii, protecţia faţă de calamităţi

Cum putem asigura şi în cât timp, restabilirea şi accesarea documentelor, în cazul unor probleme mai mici sau mai mari?

6. Casare, perioadă de stocare

Cât timp trebuie să păstrăm, stocăm documentele electronice în sistemul electronic de managementul documentelor? Când putem să le casăm? Când putem, şi care sunt acele documente pe care trebuie să le predăm în arhivă?

7. Arhivare

Cum putem asigura dreptul de accesare ulterioară a documentelor salvate, arhivate şi stocate?

8. Partajare, repartizare, lucru în echipă

Cum putem asigura, ca documentele să fie accesibile pentru toţi acei colegi, cărora le este necesar pentru a-şi desfăşura munca? Cum putem lucra, aproba în comun aceste documente?

9. Fluxuri de muncă, sprijinirea fluxurilor de muncă, workflow

Ce sprijin ne oferă sistemul de managementul documentelor pentru diferitele procese de soluţionare, pentru gestionarea sarcinilor?

10. Emiterea documentelor

Majoritatea sistemelor de managementul documentelor nu asigură funcţia de emitere a documentului - întrebarea este: trebuie integrată această funcţie sau cu ajutorul altor funcţii (ataşare, link) este suficient să asigurăm gestionarea acestora cu managementul electronic al documentelor.

11. Autorizare, sistem de drepturi, "logare"

Cum, în ce măsură putem "intra" în sistem, cum putem gestiona utilizatorii, pentru a-i adăuga la diferite grupuri de drepturi? Cum putem urmării activitatea lor din punct de vedere al siguranţei şi al criteriului de performantă, ce fişiere log putem obţine privind activitatea utilizatorilor?

DMS One SRL, având la bază experienţa de aproape un deceniu, privind gestionarea actelor, vă stă la dispoziţia D-voastră, ca în cadrul unei consultaţii personale, cu ajutorul colegului nostru să examinaţi actualul proces de management al documentelor şi fluxurile de muncă, în scopul de a găsii cât mai uşor răspunsurile pentru întrebările sus menţionate.

Solicitaţi auditul nostru, eficientizaţi-vă funcţionarea intreprinderii d-voastră cu ajutorul unei decizii fundamentate şi bine gândite!

Mai departe la solicitarea auditului...>>

Informaţii suplimentare puteţi obţine de la colegul nostru la următoarele date de contact:

E-mail: info@dmsone.ro

Tel.: 00 40 771 044 647

Articole similare: