În urmă cu 10-15 ani era suficientă gestionarea corespondenţei poştale. În ziua de azi trebuie să avem grijă de o mulţime de documente care intră pe fax, e-mail sau diverse dispozitive electronice.
Documentele comerciale stau la baza activităţii oricărei firme sau instituţii. Tocmai de aceea este foarte important ca aceste documente să fie înregistrate şi gestionate precis, deoarece tot timpul apar probleme care necesită consultarea unor acte specifice, fie acestea facturi, contracte, procese verbale etc.
Deşi cu toţii suntem conştienţi de acest lucru, totuşi, de multe ori nu avem timp să ne organizăm actele, ori le organizăm în grabă, la sfârşitul zilei. Astfel creşte riscul să uităm ceva important, să înregistrăm sau să depozităm greşit etc.
Să vedem, care sunt greutăţile cele mai des întâmpinate la utilizarea metodelor clasice de gestionarea documentelor în format fizic, pe hârtie:
- Înregistrarea, organizarea şi gestionarea actelor este o risipă de timp şi resurse.
- Informaţiile sunt greu de regăsit.
- Relaţiile dintre documente nu sunt evidente.
- Există riscul ca documentele confidenţiale să ajungă în mâini neautorizate.
- Fără utilizarea unui software de registratură electronică şi managementul documentelor există riscul ca documente importante să se piardă.
De-a lungul anilor, documentele intrate, precum cererile de ofertă, contractele etc. pot umple rafturi şi dulapuri întregi în birourile noastre. Reducerea consumului de hârtie nu este numai un avantaj în sine, ci şi o importantă măsură de protecţie a mediului înconjurător.
Soluţia: sistemul electronic de managementul documentelor (EDMS)
Ştiaţi că, utilizând un sistem electronic de gestionarea documentelor adaptat la workflow puteţi reduce timpul petrecut cu regăsirea actelor cu până la 30%?
Aflaţi mai multe despre cum puteţi uşura şi accelera activitatea administrativă, cu ajutorul managementului electronic de documente. Intraţi într-o lume, în care nu veţi mai găsi munţi de acte, deoarece căutarea lor presupune doar câteva click-uri. Datorită modului organizat de evidenţă a facturilor şi a contractelor, putem beneficia rapid şi exact de statistici şi rapoarte la zi. Toate acestea, cu ajutorul unui program uşor de utilizat, cu o suprafaţă de utilizare creată logic şi transparentă!
Obţineţi informaţii suplimentare de la colegii nostri, la:
E-mail: info@dmsone.ro
Tel.: 00 40 771 044 647
Articole similare:
| Prezentare online |
Management de documente transparent, sistem eficient de managementul calităţii |
|
Doriți să vedeți cu ochii proprii funcționarea softului, dar nu aveți timp să încercaţi varianta demo? Atât Dvs. cât şi colegii din managementul companiei sunteți prea ocupați pentru o întâlnire personală? Solicitaţi o prezentare online! |
În zilele noastre tot mai mulţi manageri şi directori de instituţii îşi pun întrebarea de ce este importantă implementarea unui sistem de managementul calităţii ISO în unităţile lor. |
