Imaginaţi-vă, ce oportunităţi ascunde această tehnologie: oricine, oriunde poate accesa şi utiliza datele, iar în cazul unor defecţiuni datele nu se pierd, ci se păstrează în nor.

Situaţia este asemănătoare şi în cazul aplicaţiilor necesare funcţionării unei organizaţii, unei companii: este de o importanţă majoră ca gestionarea documentelor să fie transparentă, actele, evidenţele facturilor şi contractelor să fie accesibile şi pentru angajaţii de la alte unităţi organizaţionale.

Chiar pe drum, sau de acasă, pentru ca prodcedurile tranzacţionale să nu se întrerupă. „Cooperarea” fluentă dintre programele utilizate (ERP, CMS, WorkFlow, DMS etc.) este inevitabilă: lipsa integrării reduce eficienţa… Merită?!

În zilele noastre, majoritatea firmelor, companiilor au recunoscut importanţa sistematizării şi reglării fluxurilor de afaceri în perspectiva raţionalizării cheltuielilor, aşadar mulţi au optat pentru implementarea sistemelor integrate de gestiune a companiei (ERP) sau sisteme de management al conţinutului (CMS).Totuşi este nevoie de optimizarea proceselor de muncă, în special in domeniul administrativ, cu scopul de a creşte functionarea eficientă a companiei, deoarece aceste procese sunt mari generatoare de acte pe bază de hârtie. Managementul electronic al documentelor (EDMS, DMS) ne ajută în soluţionarea acestor situaţii.Premergător implementării acestor sisteme este indicat să procedăm prevăzător, deoarece este important ca sistemul DMS ales sa fie compatibil cu aplicaţiile şi sistemele utilizate în cadrul companiei noastre (sisteme ERP, BI, Mail server/Mail client, sisteme CMS, workflow şi alte aplicatii specifice...)

Aflaţi, cum influenţează managementul electronic al documentelor, creşterea eficienţei departamentului IT!

Mai multe detalii...>>

De ce este importantă integrabilitatea? Să vedem câteva exemple:

• Face posibilă interconectarea sistemelor clienţilor, într-o infrastructură unitară;
• Introducerea unitară a datelor, intr-un sistem unic;
• Reducerea redundanţei bazei de date. Să nu avem valori diferite despre un proiect în ERP şi altele în DMS;
• Să avem posibilitatea de prelucrare a unei cantităţi mari de date prin procesul de automatizare.

Sistemele DMSone, datorită dezvoltării continue, sunt integrabile în nenumărate soluţii de gestionare a resurselor companiilor dar şi în alte aplicaţii specifice utilizate în cadrul proceselor şi funcţionării acestora, utilizarea lor eficientizând procesele de muncă. (ex. evidenţă unitară şi transparentă a facturilor şi a contractelor), oferind o eficientizare a gestionării timpului şi o creştere a satisfacţiei clienţilor, atât în sectorul public, cât şi în cel privat. Iată, câteva exemple:

Integrarea în Outlook

În zilele noastre, o mare parte a actelor de bussines le primim în format electronic, prin e-mail, sau ca şi ataşament la acestea. Defapt, o mare parte a fluxurilor de afaceri se desfăşoară, prin intermediul acestui canal de comunicaţie. Este de înţeles, de ce mulţi clienţi au semnalat necesitatea de a înregistra acte, de a le lua în evidenţă, din clientul de e-mail utilizat, acesta fiind în majoritatea cazurilor Outlook, aşadar economisind timp prin această metodă. Adaptându-ne solicitărilor şi necesităţilor, recunoscând importanţa acestora, am dezvoltat integrarea în Outlook.  Mulţumită dezvoltării (în versiunile 2007 - 2010) se simplifică înregistrarea e-mail-urilor, deoarece se iau în evidenţă automat e-mail-urile expediate. Toate aceste funcţii sunt disponibile într-o suprafaţă DMSone simplă, obişnuită şi transparentă.

Cu ajutorul butonului de înregistrare din toolbar-ul Outlook, putem lua în evidenţă e-mail-ul selectat, programul auto-completând subiectul , recunoscând partenerul din adresa de e-mail. Prin intermediul acestei soluţii, se simplifica managementul documentelor, dar şi evidenţa facturilor şi a contractelor, deoarece in sec. XXI, cele mai mult documente oficiale circulă în format electronic. Datorită integrabilităţii, se pot lua în evidenţă, uşor şi rapid, comenzile sosite prin e-mail, se pot indexa cu date importante pentru facilitarea recăutării şi este suficient ca o singură dată să procesăm datele cu ajutorul clientului e-mail.

Pentru întrebări privind integrarea soluţiei , vă rugăm să contactaţi unul dintre colegii noştrii, la:

E-mail: info@dmsone.ro

Tel: 00 40 770 044 647

Sisteme de gestionare a conţinutului

IBM File Net

Integrarea cu sistemul de gestionare a conţinutului, lider de piaţă, face posibilă comunicarea bidirecţională a datelor  între cele două sisteme, în ceea ce priveşte managementul documentelor. În urma acestui fapt, datele stocate in sistemul de management al documentelor DMSone, sunt repartizate automat, iar imaginile stocate în  File Net, sunt accesabile şi prin intermediul interfeţei sistemului de gestionare al actelor.

Saperion

Soft-ul nostru este capabil să se conecteze la sistemul Saperion, astfel făcând posibilă procedurile complexe de scanare. Acest sistem sprijină utilizarea semnăturii digitale, realizează urmărirea fluxului de viaţă al documentelor, de la recepţionarea, înregistrarea acestora, până la soluţionarea lor.

Aplicaţii specifice pentru diverse ramuri economice

Printre clienţii DMSone se regăsesc şi o mare parte a Instituţiilor Publice. Aplicaţiile marcate  PE (Public Edition), dezvoltate acestor Instituţii Publice, sunt capabile să se integreze cu nenumărate aplicaţii specifice din această clasă, astfel fiind posibilă raţionalizarea proceselor administrative şi a managementului de documente.

De exemplu:

• InfoChioşc (autentificare utilizator şi identificare, respectiv, recepţionarea automată prin intermediul sistemului  DMSone),
• Sistem Informatic a Card-urilor de Student (Sprijină soluţionarea cererilor şi solicitărilor, ţine evidenţa card-urilor de student, emise de Instituţiile de Învăţământ Superior)
• Înregistrarea automată a actelor create la nivelul Aplicaţiei de Bacalaureat a Ministerului de Învăţământ, Sistemul Educaţional Informatizat şi Sistemului de Evidenţă a Manualelor,
• CompLex : mulţumită integrabilităţii, puteţi accesa uşor, doar din câteva click-uri, utilizând interfaţa soft-urilor DMSone, toate formularele şi tipizatele  Instituţiilor Publice, dar şi normele legislative, respectiv şabloanele necesare activităţii administrative.
• Taxe şi Impozite: se realizează înregistrarea automată a actelor create de către soft-ul de Taxe şi Impozite ale Instituţiilor Publice.

Mai multe informaţii legate de integrarea soluţiilor ce sprijină activitatea Instituţiilor Publice, puteţi obţine de la colegii noştri:

E-mail: info@dmsone.ro

Tel: 0264-590002

Specificaţii Tehnice

Sistemele de management al documentelor DMSone, sunt aplicaţii Thin-Client, ce utilizează browser-ul ca mediu  de rulare. Datorită parametrilor tehnici, chiar şi în cazul unor sisteme complexe, ele se caracterizează ca nişte soluţii cu necesar minim de hardware. Nu e nevoie de instalarea aplicaţiei pe calculatorul client.(în măsura îm care calculatorul corespunde cerinţelor de sistem). Aplicaţia se poate utiliza şi într-un mediu mixt de reţea - client. Deoarece toate datele şi informaţiile sunt stocate într-o bază de date unitară, utilizând o politică de drepturi bine stabilită, putem să obţinem o siguranţă sporită a datelor.

Dezvoltarea sistemelor au la bază tehnologii open-source , utilizează standardul SQL, se bazează pe utilizarea bazelor de date.  Aceste lucruri, conferă o siguranţă sporită, in ceea ce priveşte dezvoltarea ulterioară a aplicaţiilor, respectiv, privind eventualele probleme de compatibilitate, face posibilă convertirea tuturor datelor în orice scop.

Pentru întrebări şi observaţii, vă rugăm să contactaţi unul dintre colegii noştri, pe info@dmsone.ro!

Articole similare: