În zilele de azi pentru mai multe companii devine inevitabil de a stoca documentele într-o rețea informatică. Pentru cei mai mulți managementul documentelor este doar înregistrarea informațiilor în formă electronică, dar această problemă este mult mai complexă. Pe de o parte înseamnă scanarea și înregistrarea electronică documentelor pe bază de hârtie, pe de altă parte înseamnă gestionarea și arhivarea electronică a documentelor într-o bază de dată unitară.

Siguranță

Siguranța în viața de business și nu numai a devenit prioritatea numărul 1: managementul documentelor ne ajută în construirea unor sisteme de informații mult mai securizate. Pe parcursul fluxului se crează și istoria documentului, în așa fel editările și persoana care a editat documentul se poate regăsi foarte ușor și rapid. Mulțumit securizării ridicate a sistemului documentele aparținând afacerii sunt în siguranță maximă, findcă utilizatorii văd doar o adresă virtuală, locul fizic al documentului este accesibil doar persoanelor cu acest drept. Aveți posibilitatea de a salva informațiile în afara biroului sau al centrul firmei evitând astfel problemele din viitor. Un sistem electronic de managementul documentelor bine ales furnizează o soluție fiabilă și eficientă pentru companiile care activează într-un domeniu în care securitatea informațiilor sunt reglementate prin lege.

Căutare și accesare mai eficientă

În afară de securitate stocarea ordonată a datelor este un aspect la fel de important. O cincime din angajații firmelor din Europa, conform unui studiu efcetuat de canon, devin frustrați dacă caută un anumit document de mai mult timp în rețeaua companiei. Alții 24 % precizează că cu ajutorul unui  un acces rapid și simplu biroul lor ar funcționa mult mai eficient. Cu un sistem de managementul documentelor potrivit putem salva în același mod tipuri de documente de la file-uri Excel și Word până la imagini și emailuri. În așa fel cu ajutorul sistemului de managementul documentelor toate elementele al unui proiect le găsim într-un sistem unitar. Cu ajutorul metodei de indexare putem accesa informațiile alăturate unui document. Conform unei studiu recent analiza 1 Gb are prețul de 2000 EURO, iar stocarea costă numai 0,20 EURcenți:în așa fel putem înțelege importanța metodei de stocare și al indexării.

Avantaje economice și ecologice

Mulțumind accesului rapid, indexării personalizate și al istorii documentelor companiile pot cu un cost mai scăzut și mai rapid să răspunde la cerințele și întrebării clienților. Managementul documentelor modern transformă zilele afacerii Dvs. mult mai ușoare: de exemplu o factură se poate recepționa în 24 h, se poate prelucra și efectua plata. Sistemul de managementul documentelor reduce costurile, dar în același timp crește eficacitatea, în așa fel instituția sau firma Dvs. poate să concentreze pe fluxuri valorice. Soluția de managementul documentelor crește responsabilitatea angajaților: în așa fel documentele accesibile instant vor fi imprimate doar la varianta finală. Mulțumit acestor metode scade consumul de hârtie, cerneală, și energie, sistemul este avantajos din punct de vedere economic, dar nu în ultimul rând ecologic. Soluția de managementul documentelor furnizează avantaje și economisiri semnificante pentru afacerea Dvs.

Responsabilitate socială

Ați imaginat vreodată cantitatea de hârtie consumată de compania Dvs.? Să gândiți un pic doar la procedurile de achiziții publice, și să puneți unu lângă altul cutiile de hârtie. O cantitate enorm de mare. Și încă nici nu am vorbit despre cheltuielile de tonere, care sunt deșeuri periculoase și necesită o metodă de stocare specială. Dar în cazul în care dorim să digitalizăm fluxurile administrative, care cuprinde workflow-ul întreg - fiindcă nu există nici un segment fără documente - am făcut un pas către protecția mediului. Fiindcă informațiile sunt stocate electronic, nu avem nevoie de exmplare secundare al documentelor, nu suntem nevoiți să cumpărăm dosare, scade consumul de hârtie, în paralel cu acestea scad și costurile făcând un pas mare către protecția planetei noastre.

Doar pentru exemplu, imgainați-vă că cu un sistem de managementul documentelor stochează și gestionează contractele și facturile cât de mare ajutor va fii pentru administra proiectul european.

Aflaţi mai multe despre produsele noastre, solicitaţi Auditul nostru de Manangementul Documentelor (ofertă specială!), pe baza căruia, în cadrul unei discuţii personale, colegul nostru vă ajută să vă alegerea soluţiea optimă pentru organizaţia dvs.

Mai departe la solicitarea auditului...>>

Aricole similare: